Ile naprawdę kosztuje firmowa flota? Jak policzyć TCO samochodu służbowego i znaleźć ukryte koszty

Przedsiębiorstwo pragnące korzystać w ramach swojej działalności z pojazdów służbowych musi dysponować odpowiednimi środkami na realizację tego celu. Co istotne, koszty flotowe nie ograniczają się wyłącznie do rat leasingowych czy wydatków na zakup aut. Aby przekonać się, ile naprawdę kosztuje firmowa flota, należy obliczyć TCO należących do niej pojazdów. Przeprowadzenie takich kalkulacji pozwala nie tylko poznać skalę wydatków na samochody służbowe, ale także zidentyfikować źródła ukrytych kosztów. Na bazie tej wiedzy firma może podjąć odpowiednie działania prowadzące do uzyskania wymiernych oszczędności.

Czym jest TCO pojazdu firmowego?

Pojęcie TCO, czyli Total Cost of Ownership, odnosi się do całkowitego kosztu posiadania przedmiotu – w tym przypadku pojazdu firmowego. Obejmuje on sumę wszystkich wydatków, jakie ponosi się w związku z posiadaniem i użytkowaniem auta przez cały jego cykl życia w przedsiębiorstwie. Do TCO wlicza się nie tylko koszty związane z pozyskaniem samochodu, ale także m.in. wydatki na jego późniejszą eksploatację oraz następującą z czasem utratę wartości pojazdu.

Kiedy firma powinna przeprowadzić analizę TCO i co może dzięki niej zyskać?

Wykonanie analizy TCO pozwala uzyskać kompleksowe zestawienie kosztów, jakie firma będzie musiała ponieść w związku z użytkowaniem pojazdu. W jakich sytuacjach warto zdecydować się na jej przeprowadzenie?

Analiza TCO okazuje się przydatnym narzędziem dla przedsiębiorstw planujących poszerzenie floty firmowej o nowy samochód. Pozwala ona zastąpić niedoskonałe kryterium wyboru, jakim jest cena auta, bardziej miarodajnym czynnikiem – przewidywanymi kosztami, z którymi będzie wiązać się posiadanie i eksploatacja auta w przyjętym okresie. W zależności od celów i dostępnych danych analiza TCO może być przeprowadzona z użyciem:

• metody retrospektywnej, czyli bazującej na danych historycznych, odnoszących się do dotychczasowych kosztów użytkowania pojazdów flotowych,

• metody prognostycznej, opierającej się na przewidywaniu kosztów na podstawie np. danych i prognoz rynkowych oraz analizy informacji na temat rozważanych modeli pojazdów – jest to metoda częściej wykorzystywana w procesie decyzyjnym dotyczącym wyboru nowych samochodów, o które ma zostać wzbogacona firmowa flota,

• metody łączącej podejście retrospektywne i prognostyczne – korzystającej zarówno z danych historycznych, jak i przewidywanych scenariuszy rynkowych.

Co istotne, analiza TCO pojazdów świetnie sprawdza się nie tylko wtedy, gdy przedsiębiorstwo chce powiększyć swoją flotę. W jakim innym celu można ją zastosować? Stanowi ona wartościowe narzędzie dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie flotą, które chcą monitorować, ile kosztuje firmę korzystanie z taboru samochodowego. Analiza TCO pozwala zweryfikować charakter i skalę wydatków oraz wyodrębnić obszary, które generują zbyt wiele kosztów i wymagają optymalizacji. Dzięki tej wiedzy można wdrożyć w organizacji usprawnienia prowadzące do ograniczenia środków, jakie regularnie pochłania utrzymanie floty.

Jak policzyć TCO samochodu służbowego? Koszty bezpośrednie i pośrednie

TCO, czyli całkowity koszt posiadania samochodu służbowego, obejmuje szereg wydatków towarzyszących użytkowaniu takiego pojazdu. Aby go policzyć, należy uwzględnić wszystkie koszty składowe, które kategoryzuje się na różne sposoby. W najprostszym ujęciu wydatki związane z pojazdem firmowym można podzielić na koszty:

• bezpośrednie, do których zaliczają się m.in.:

  • koszt pozyskania samochodu, np. środki przeznaczone na jego zakup lub raty leasingowe,

  • koszty paliwa,

  • koszty związane z ubezpieczeniem pojazdu,

  • koszty serwisowe, w tym wydatki na przeglądy i naprawy,

  • koszty wynikające ze zużywania się elementów eksploatacyjnych, w tym np. opon czy klocków hamulcowych,

  • koszty opłat drogowych,

  • koszty związane z zakupem dodatkowego wyposażenia,

  • koszty wynikające z utraty wartości pojazdu wraz z biegiem okresu eksploatacji,

• pośrednie, wśród których znajdują się m.in.:

  • koszty ponoszone ze względu na czasowe wyłączenie pojazdu z użytku w wyniku np. poważnej awarii lub uszkodzeń będących następstwem wypadku,

  • koszty pensji osób odpowiedzialnych za zarządzanie flotą,

  • koszty rozwiązania umożliwiającego monitorowanie floty firmowej oraz zarządzanie nią – tę funkcję może pełnić zaawansowany system telematyczny.

Po ustaleniu poszczególnych kosztów składowych można przystąpić do obliczenia TCO pojazdu. W tym celu należy zsumować:

• wszystkie koszty ponoszone w związku z posiadaniem i eksploatacją samochodu przez cały jego cykl życia w firmie,

• utratę wartości pojazdu, rozumianą jako różnicę kosztu pozyskania i wartości rezydualnej auta (przewidywanej wartości auta na koniec okresu eksploatacji w firmie) – uwzględnienie tego składnika w obliczeniach jest bardzo ważne, ponieważ nierzadko stanowi on znaczącą część TCO pojazdu.

Dysponując wiedzą na temat TCO każdego pojazdu należącego do taboru samochodowego przedsiębiorstwa, można przekonać się, ile naprawdę kosztuje firmowa flota.

Jak obniżyć TCO pojazdów firmowych i zoptymalizować koszty flotowe?

Znajomość kosztów, które składają się na TCO pojazdów firmowych, pozwala określić źródła wydatków przekraczających poziom akceptowalny dla przedsiębiorstwa. Po zidentyfikowaniu problematycznych obszarów funkcjonowania floty firma może podjąć działania mające na celu ich optymalizację, a w konsekwencji – osiągnięcie odczuwalnych oszczędności. Na jakie potencjalne przyczyny zbyt wysokich kosztów warto zwrócić szczególną uwagę i jak z nimi walczyć?

Nadmierne spalanie paliwa oraz jego nieszczelny obieg we flocie

Częstym utrapieniem dla wielu firm użytkujących flotę pojazdów są koszty paliwa. Ich wysoki poziom może wynikać m.in. z:

• nieekonomicznego stylu jazdy pracowników – złe nawyki kierowców, takie jak np. gwałtowne przyspieszanie i hamowanie, jazda na zbyt niskim biegu czy nadmierne przekraczanie prędkości, przyczyniają się do większego spalania paliwa oraz szybszego zużywania się części eksploatacyjnych w pojazdach,

• nieprecyzyjnego ewidencjonowania i rozliczania paliwa zużywanego podczas przejazdów prywatnych i służbowych,

• nadużyć paliwowych ze strony nieuczciwych kierowców,

• złego planowania tras.

W rozwiązaniu tych problemów może pomóc wdrożenie w firmie systemu telematycznego, takiego jak np. Navifleet. Dzięki niemu można m.in. skuteczniej kontrolować obieg paliwa we flocie i wykrywać nadużycia paliwowe, monitorować zużycie paliwa podczas przejazdów prywatnych i sprawniej je rozliczać, lepiej planować trasy, a także przyczyniać się do zmiany stylu jazdy kierowców na bardziej ekonomiczny. W efekcie osiągalne staje się obniżenie wydatków na paliwo, które stanowią niekiedy nawet ok. 40% kosztów całkowitych floty.

Niebezpieczny styl jazdy kierowców

Przekraczanie prędkości i inne nierozważne zachowania na drodze narażają nie tylko zdrowie kierowców i pozostałych uczestników ruchu, ale także budżet i dobrą renomę firmy. Ich konsekwencjami mogą być m.in.:

• kolizje i wypadki – często niosą one za sobą odczuwalne skutki finansowe, związane np. z kosztownymi naprawami i wymuszonymi postojami pojazdów, wzrostem składek ubezpieczeniowych czy koniecznością szukania zastępstwa dla pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim,

• mandaty za jazdę z nadmierną prędkością,

• szkody wizerunkowe dla przedsiębiorstwa.

Nowoczesne systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, pozwalają monitorować i analizować styl jazdy kierowców, umożliwiając przy tym identyfikację pracowników, którzy nagminnie dopuszczają się niewłaściwych zachowań za kierownicą. W efekcie osoba odpowiedzialna za zarządzanie flotą ma szansę właściwie zareagować, zanim problematyczny kierowca spowoduje wypadek. Co istotne, dobry system telematyczny nie tylko dostarcza dane stanowiące podstawę do dyscyplinowania kierowców wykazujących się nadmierną brawurą na drodze, ale także pomaga edukować pracowników korzystających z pojazdów służbowych w zakresie bezpiecznej i ekonomicznej jazdy. Dzięki temu można m.in.:

• obniżyć szkodowość floty, a w rezultacie uniknąć wielu zbędnych kosztów i zyskać silny argument w negocjacjach z ubezpieczycielem,

• zredukować spalanie paliwa oraz tempo zużywania się części eksploatacyjnych.

Obniżenie TCO samochodów służbowych – jeden z priorytetów dla firm posiadających flotę pojazdów

Wiedza na temat tego, jaki jest całkowity koszt posiadania (TCO) pojazdów służbowych, ma istotne znaczenie dla przedsiębiorstw korzystających z floty firmowej. Na jej podstawie można identyfikować obszary flotowe, które należy usprawnić, by ograniczyć wydatki nadmiernie obciążające budżet. Kompleksowe systemy telematyczne, takie jak np. Navifleet, pozwalają na pozyskiwanie rzetelnych, aktualnych danych dotyczących funkcjonowania firmowej floty oraz na podejmowanie skutecznych działań w celu obniżenia TCO samochodów służbowych. Decydując się na wdrożenie takiego rozwiązania w przedsiębiorstwie, można ułatwić sobie m.in. zredukowanie wydatków na paliwo i części eksploatacyjne oraz zmniejszenie szkodowości floty. W rezultacie firma zyskuje realne oszczędności i uwalnia środki finansowe, które może wykorzystać w inny, bardziej opłacalny dla niej sposób.