Prywatny profil zaufany pracowników samorządowych do obsługi e-doręczeń. RPO ma wątpliwości

Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się do resortu cyfryzacji z pytaniem o nowelizację przepisów w zakresie korzystania z prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych. Problem dotyczy obowiązku wykorzystywania przez pracowników prywatnych kont, takich jak profil zaufany, aplikacja mObywatel czy bankowość elektroniczna, w celu realizacji zadań służbowych wykonywanych za pośrednictwem systemu e-doręczeń. 

Jak wyjaśnił Marcin Wiącek, w tej sprawie do biura RPO wpłynęło szereg skarg od obywateli, dotyczących potencjalnego naruszenia prawa do prywatności oraz prawa do ochrony danych osobowych.

„Wątpliwości obejmują bowiem szerokie grono pracowników z różnych sektorów, w tym pracowników samorządowych, służby cywilnej, pracowników socjalnych czy pracowników służby zdrowia. W swoich pismach wnioskodawcy wskazują na takie problemy i zagrożenia jak brak wyraźnej podstawy prawnej do żądania od pracowników wykorzystywania prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych, ryzyko niekontrolowanego wycieku danych, w tym danych osobowych, z prywatnych kont i urządzeń, naruszenie zasady rozdziału sfery prywatnej i służbowej” – wskazał RPO.

Jak wskazano w piśmie RPO, w skargach zwracano też uwagę, na brak odpowiedniego zabezpieczenia danych na prywatnych urządzeniach, czy brak możliwości odmowy wykorzystania prywatnych narzędzi do celów służbowych bez obawy o negatywne konsekwencje ze strony pracodawcy.

Marcin Wiącek Przypomniał, że w zbliżonej sprawie dotyczącej funkcjonowania systemu SEPIS, RPO stanął na stanowisku, że brak jest konkretnego przepisu prawa mogącego być podstawą żądania przez pracodawcę założenia profilu zaufanego przez pracownika i wykorzystywania go w celach służbowych. 

„Wykonywanie takiego polecenia pracodawcy powinno być dobrowolne, za zgodą pracownika. Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być natomiast podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (221a § 2 Kodeksu pracy)” – podkreślił RPO. 

Przypomniał też, że kwestie te były również przedmiotem interwencji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który w odpowiedzi na swoje wystąpienie został poinformowany o tym, że w 2025 r. planowana jest obszerna nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych, której celem będzie usprawnienie tego systemu, z uwzględnieniem uwag podmiotów korzystających z doręczeń elektronicznych. 

Według RPO zasadne jest, by do czasu przyjęcia stosownych rozwiązań legislacyjnych, zostały przygotowane rekomendacje w zakresie korzystania z prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych, które mogą przyczynić się do rozwiania wątpliwości pracowników oraz ograniczenia negatywnych praktyk ze strony pracodawców.

mr/