Prezentując Krajową Strategię Cyfryzacji minister Krzysztof Gawkowski podkreślił, że proces cyfryzacji „staje się koniecznością, bez której pozycja naszego kraju wyraźnie osłabnie”.

Zgodnie z zapowiedziami resortu cyfryzacji w ciągu najbliższych 10 lat wszystkie urzędy będą musiały obsługiwać sprawy obywateli w sposób elektroniczny. 

Zdaniem Pawła Słupczyńskiego, starszego konsultanta ds. rozwiązań biznesowych w Comarch, przejście urzędu z papieru na w pełni cyfrową obsługę nie musi być trudne i skomplikowane, bo rynek oferuje samorządom gotowe rozwiązania i pełne wsparcie w procesie wdrożenia.  

Jak podkreślił ekspert, przykładem takiego systemu jest Comarch EOS, czyli platforma do Elektronicznej Obsługi Spraw w urzędzie. Wdrożenie tego rozwiązania przynosi wiele korzyści, od elektronicznego zarządzania sprawami po obsługę spraw mieszkańców w kompleksowy sposób.

„W ramach platformy Comarch EOS udostępniamy moduł e-Urząd, czyli moduł usług elektronicznych, który obsługuje m.in. elektroniczne wnioski i płatności. Oprócz tego, za pomocą systemu, każdy klient może umówić się na wizytę w urzędzie i spotkać z urzędnikiem osobiście lub skorzystać z e-wizyty. Na potrzeby obsługi spotkań online opracowaliśmy specjalne narzędzie, które zapewnia nie tylko bezpieczne połączenia wideo, ale również możliwość udostępniania plików oraz ekranu.” – wyjaśnił ekspert.

„W sytuacji, gdy urzędnik potrzebuje skontaktować się z klientem, może – zamiast kierować tradycyjne pismo z prośbą o przedstawienie wymaganych dokumentów – użyć dostępnych kanałów komunikacji elektronicznej. To sprawia, że łatwiej jest mu wyjaśnić pewne kwestie i podjąć stosowne decyzje” – dodał Paweł Słupczyński.

Sprawy mieszkańców w jednym miejscu

Sprawy obywateli inicjowane w Comarch e-Urząd obsługiwane są w Comarch EZD, systemie zapewniającym przechowywanie dokumentów w jednym miejscu. Nowoczesne elektroniczne zarządzanie dokumentacją obejmuje wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw i tworzenie dokumentów elektronicznych. 

System stworzony przez Comarch oferuje też dodatkowe możliwości, takie jak wyszukiwanie pełnotekstowe, gotowość do integracji z usługą KSEF czy odwzorowanie procesu zatwierdzania decyzji i dokumentów dla spółek stosujących wieloosobową reprezentację.
Dodatkowo system umożliwia pełną wymianę e-Doręczeń między urzędem a platformą Ministerstwa Cyfryzacji.

Pełne wsparcie producenta na każdym kroku

Jak zaznaczył Paweł Słupczyński, system Comarch EOS jest możliwy do wdrożenia w każdym urzędzie. Pełne uruchomienie e-urzędu jest jednak poprzedzone dokładną analizą potrzeb klienta i wybraniem pakietu najlepszych rozwiązań.

„Proces zaczynamy od analizy potrzeb w organizacji, żeby precyzyjnie określić wymagania. Na tej podstawie wspólnie z klientem wybieramy odpowiedni model wdrożenia, idealnie dopasowany do potrzeb danego urzędu. Następnie uruchamiamy mechanizm i prowadzimy integrację z innymi systemami. Cały proces kończy się etapem stabilizacji i pełnej funkcjonalności” - wyjaśnił Paweł Słupczyński dodając, że z pakietu korzysta już wielu klientów Comarch.

„Nasi klienci korzystają również z platformy low-code, czyli sami budują procesy pod swoje potrzeby. W swoim portfolio mamy również mniejsze jednostki administracyjne, gdzie system EZD jest wdrożony w chmurze obliczeniowej. Najmniejsze wdrożenie, które wykonaliśmy, było dla 5 pracowników i to też doskonale się sprawdza.” -  zapewnił ekspert.

Dodatkowo, wdrożenie nowych rozwiązań Comarch nie zakłóca codziennej pracy urzędu. Stopniowe wdrażanie i testowanie nowych rozwiązań sprawia, że klienci mogą bez przeszkód załatwiać swoje sprawy bez zbędnych trudności. 

„Niektóre jednostki najpierw testowo rejestrują dokumenty elektroniczne, a po miesiącu czyszczą dane i rozpoczynają właściwą rejestrację. Dzięki temu użytkownicy uczą się obsługi systemu i chętniej z niego korzystają” – wyjaśnił ekspert dodając, że w całym okresie wdrożenia urzędnicy mogą liczyć na pomoc techniczną i specjalne szkolenia.

Gdzie uzyskać więcej informacji?

Transformacja cyfrowa stawia przed urzędami coraz więcej wyzwań. O tym, jak w prosty sposób wprowadzić e-urząd w swojej organizacji, opowiedzą eksperci Comarch, Paweł Słupczyński i Wojciech Dec w cyklu bezpłatnych konferencji dla administracji publicznej „Transformacja cyfrowa z Comarch” podczas panelu „Transformacja, automatyzacja i optymalizacja procesów organizacji z Comarch EOS”.

Podczas wystąpienia eksperci zaprezentują rodzinę produktów Comarch EOS, w tym Comarch EZD, zarządzanie procesami w organizacji oraz modele wdrożenia systemu. Przedstawią również korzyści wynikające z uruchomienia systemu w chmurze, takie jak szybkie wdrożenie, obniżenie kosztów działalności, podniesienie efektywności i organizacji pracy oraz zapewnienie elastyczności działania systemu w przyszłości.

W czasie prezentacji Paweł Słupczyński i Wojciech Dec odpowiedzą też na pytania związane z cyfryzacją administracji i wykorzystaniem systemu Comarch EOS.

Wydarzenie odbędzie się w kilku miejscach. 8 maja uczestnicy spotkają się w Warszawie, 15  maja w Krakowie, 20 maja w Poznaniu, 29 maja w Gdyni a 5 czerwca we Wrocławiu.

Udział w wydarzeniu jest bezpłatny. Warunkiem uczestnictwa w konferencji jest dokonanie rejestracji przez formularz zgłoszeniowy dostępny na stronie konferencji.

mc/