„Ministerstwo Cyfryzacji, Centralny Ośrodek Informatyki oraz Poczta Polska (Operator Wyznaczony) podjęły i realizują działania, które mają wyeliminować ewentualne trudności z funkcjonowaniem systemu e-Doręczeń dla podmiotów publicznych, szczególnie samorządów” – poinformowano w komunikacie resortu.

Wyjaśniono, że do systemu e-Doręczeń przystąpiło 40 tys. podmiotów publicznych, które musiały wykonać poprawną integrację z systemem. Zaznaczono, że ten etap jest kluczowy dla poprawnej realizacji usług.

„Poczta Polska zidentyfikowała 34 podmioty, które w sposób błędny korzystały ze Standardu wymiany danych UA API opracowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji (czyli niepoprawnie wykonały integrację z systemem e-Doręczeń). Bezpośredni kontakt oraz współpraca z nimi doprowadził do znacznej poprawy działania nie tylko tych podmiotów, ale i całego systemu. Głównym problemem było ciągłe odpytywanie o status przesyłek przez systemy urzędów. Ten problem nie powinien już występować” - wskazano. 

Poinformowano, że błędy związane z wydłużonym czasem i odbieraniem przesyłek dotyczyły 1601 szt. Przesyłek, które były dostarczane całkowicie elektronicznie i 5105 szt. przesyłek dostarczanych hybrydowo. Miały one status „w trakcie weryfikacji” w aplikacji użytkowników. Jak wskazano sytuacja ta dotyczyła mniej niż 1 proc. przesyłek nadanych w styczniu.

„System Poczty Polskiej odpowiedzialny za poprawną realizację usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tj. poprawną realizację wysyłki i generowanie dowodów jej dostarczenia) jest systemem backendowym. Poczta Polska dostarcza UA API oraz infrastrukturę  odpowiadającą za działanie systemu. Za aplikacje frontendowe (interfejs użytkownika) odpowiada Ministerstwo Cyfryzacji wraz z Centralnym Ośrodkiem Informatyki (edoreczenia.gov.pl), Ministerstwo Rozwoju i Technologii (biznes.gov.pl) oraz  dostawcy poszczególnych systemów kancelaryjnych, z których korzystają urzędy. Celem ułatwienia integracji z systemem e-Doręczeń, Centralny Ośrodek Informatyki zapewnia wszystkim podmiotom uczestniczącym w procesie dostęp do testowego środowiska integracyjnego oraz dane do wykonywania testów usługi. Aby testy przebiegły pomyślnie, integratorzy muszą poprawnie zaimplementować UA API, którego dostawcą jest Poczta Polska” – wyjaśniono w komunikacie.

Zapewniono też, że Centralny Ośrodek Informatyki, we współpracy z Pocztą Polską będzie na bieżąco wspierać podmioty publiczne i firmy, które obsługują ich systemy do elektronicznego obiegu dokumentów w eliminowaniu błędów w procesie integracji z systemem e-Doręczeń, tak, aby po stronie danego podmiotu rozwiązanie funkcjonowało sprawnie i bezbłędnie. Mają być też kontynuowane działania edukacyjne dla użytkowników, dotyczące korzystania z systemu.

Według informacji podanych w komunikacie resortu, w pierwszych dniach obowiązywania systemu część korzystających z niego podmiotów publicznych odnotowała problemy z jego funkcjonowaniem, wynikające głównie z błędów w integracji wewnętrznych narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów z systemem e-Doręczeń. Błędy dotyczyły około 7 tys. przesyłek na ponad 3,5 mln wszystkich zrealizowanych. Aby wyeliminować te problemy 28 stycznia odbędzie się spotkanie z integratorami, podczas którego eksperci Poczty Polskiej przedstawią dobre praktyki w tym obszarze. Spotkanie zostanie zorganizowane przez Centralny Ośrodek Informatyki.

Od 1 stycznia e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla wielu instytucji publicznych, w tym jednostek samorządu terytorialnego. Jest to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który miał ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami.  Zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych operatorem wyznaczonym do obsługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Problemy z działaniem systemu zgłaszały m.in. samorządy informując, że w niektórych przypadkach wysyłka cyfrowego listu za pomocą e-Doręczeń trwa nawet kilka dni.

mr/