Projekt „Baza Zarządzania Energią - ROBOT” to narzędzie automatyzujące procesy zarządzania dokumentami sprzedaży energii i innych mediów. Wprowadzony w Bydgoszczy system analizuje dokumentację źródłową i identyfikuje błędy, zwiększając efektywność pracy i odciążając pracowników od powtarzalnych zadań.

„Pomysł na projekt pojawił się w okolicach roku 2015, kiedy to ze względu na rozproszenie tej struktury punktów poboru, zarówno energii elektrycznej jak i ciepła, paliwa gazowego, była konieczność skompletować, zagregować wszystkie dane, które mamy bezpośrednio w mieście jeżeli chodzi o zestawienie dokumentów finansowych”- tłumaczył w rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP Michał Gruszczyński, członek zespołu ds. zarządzania energią z Urzędu Miasta Bydgoszcz.

Praca wdrożonego systemu sprowadza się do automatyzacji procesów zarządzania dokumentami sprzedaży od sprzedawcy i dystrybutora energii elektrycznej, paliwa gazowego, wody i energii cieplnej dla jednostek miejskich niezależnie od ilości punktów poboru. Pozyskane dane dotyczą wszystkich parametrów wyszczególnionych na fakturach, co pozwala na dokonywanie szczegółowych analiz przesyłanych na adres poczty. Obecnie z systemu korzysta 300 placówek miejskich. 

„Po wprowadzeniu tej bazy, można powiedzieć całkowicie zniwelowaliśmy wszelkiego rodzaju błędy, które były po stronie operatorów, po stronie dostawców mediów, wyłapaliśmy te błędy” – stwierdził Gruszczyński.

Wprowadzone przez miasto rozwiązanie usprawniło proces wykonywania zadań związanych z analizą i rozliczaniem kosztów energii, zwiększając efektywność pracy urzędników i minimalizując ilość błędów. Elektroniczna Baza Zarządzania Energią pozwoliła też na zwiększenie wykorzystania odnawialnych źródeł energii z uwagi na możliwość bardziej efektywnego planowania przyszłych inwestycji i bilansowania energii na poziomie już istniejących.

Drugie miejsce w konkursie Innowacyjny Samorząd w kategorii dużych miast zdobył projekt realizowany przez Lublin „Współpraca w ramach przedsięwzięcia badawczo-rozwojowego w obszarze efektywności energetycznej i racjonalizacji zużycia energii w obiektach miejskich”. 

Trzecie miejsce przypadło projektowi „Proces partycypacyjnego współtworzenia dokumentu ‘Miasto Młodych. Polityka młodzieżowa Lublina” także realizowany przez to miasto.

W kategorii dużych miast wyróżnionych zostało pięć projektów: „Łódzkie Szkoły dla Klimatu” z Łodzi, „Forum Młodzieży ‘Niebieskie Trampki – kroku ku życiu’ – zapobieganie samobójstwom w środowisku młodzieży” z Gdańska, „Wirtualny Urzędnik z funkcją Chata GPT” z Gdyni, „Gminny Program Przeciwdziałania Cyberprzemocy i Uzależnieniom Cyfrowym” z Gdyni i „Prosty język w Urzędzie Miasta Poznania” z Poznania.
Konkurs Innowacyjny Samorząd jest skierowany do wszystkich jednostek samorządu terytorialnego, które wdrożyły innowacyjne rozwiązania w swoich jednostkach i chcą, by ich działania zostały dostrzeżone. Nagrody zostały przyznane w sześciu kategoriach: miasta duże (pow. 200 tys. mieszkańców), gminy miejskie, gminy miejsko-wiejskie, gminy wiejskie, powiaty i województwa.

mc/