Przedsiębiorstwa korzystające z Krajowego Systemu e-Faktur już teraz mogą liczyć na uporządkowanie procesów fakturowania i większe bezpieczeństwo. Aby całkowicie wykorzystywać potencjał tej platformy, trzeba posiadać odpowiedni program do fakturowania z KSeF. Jakie rozwiązanie wybrać? Czy KSeF będzie obowiązkowy dla stowarzyszeń? Czy system ten dotyczy także faktur zagranicznych? Sprawdźmy!

Program do fakturowania KSeF

Na uznanie zasługuje program do fakturowania KSeF od wFirma, który zapewnia pełną integrację z tym systemem. Pozwala biurom rachunkowym i przedsiębiorcą sprawnie wystawiać i odbierać faktury strukturalne, bez konieczności korzystania z platform zewnętrznych. Najważniejszymi funkcjami integracji wFirma z KSeF są:

• Wysyłka faktur sprzedaży bezpośrednio do KSeF - faktury sprzedaży są automatycznie przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Poza tym do dyspozycji mamy wersję roboczą faktury, która po zatwierdzeniu zostaje wysłana do systemu. 
• Import faktur zakupowych z KSeF - program wFirma pozwala na automatyczny import wydatków z KSeF. Po włączeniu tej funkcji, faktury kosztowe są automatycznie pobierane w godzinach nocnych, bez naszej ingerencji.
• Pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) - użytkownik ma możliwość pobrania UPO bezpośrednio z systemu wFirma, uzyskując pewność prawidłowego dostarczenia dokumentu do KSeF. 

Każdy przedsiębiorca może skorzystać z 30 dni bezpłatnego okresu próbnego, a biura rachunkowe mają dostęp do rocznego darmowego dostępu do systemu dla 10 klientów. 

KSeF a faktury zagraniczne

Dylemat dla wielu przedsiębiorców może stanowić KSeF faktury zagraniczne. Co trzeba wiedzieć na ten temat? Jeżeli przedsiębiorca dokonuje transakcji zagranicznych, musi wystawić fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, o ile nie została ona wyłączona z tego obowiązku. Ustawa o VAT wskazuje, że obowiązek korzystania z KSeF nie dotyczy wystawiania faktur dokumentujących:

• Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących własnej firmy
• Sprzedaż w ramach procedury VAT OSS
• Sprzedaż w ramach procedur, które wskazano w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT

W sytuacji, gdy zagraniczna transakcja nie została wyłączona z konieczności udokumentowania jej w KSeF, podatnik musi wystawić fakturę strukturalną z użyciem platformy rządowej. 

Czy KSeF będzie obowiązkowy w stowarzyszeniach?

Czy KSeF dla stowarzyszeń stanie się obowiązkowy już za jakiś czas? Obecnie system ten jest dobrowolny, jednak ma się to zmienić od 1 lutego 2026 roku dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł, od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników i od 1 stycznia 2027 dla najmniejszych podatników z miesięczną sprzedażą do 10 tys. zł. Pamiętajmy jednak o tym, że przepisy wskazują fakt braku obowiązku wystawiania faktur strukturalnych w KSeF w niektórych przypadkach. We wskazanych w prawie wyjątkach możliwe będzie dalsze wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych. Dzięki uregulowaniom wiemy, że KSeF w stowarzyszeniu będzie obowiązkowy w okresie, w którym stowarzyszenie spełnia warunki danego etapu wdrożenia. W efekcie obowiązek tworzenia faktur ustrukturyzowanych może dotyczyć stowarzyszeń (wcześniej trzeba rozpatrzyć wskazywane terminy i warunki):

• Realizujących jedynie zadania statutowe i korzystających ze zwolnienia z VAT
• Wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność gospodarczą, korzystających ze zwolnienia z VAT
• Wykonujących zadania statutowe i prowadzących działalność, w ramach której sprzedaż opodatkowana jest podatkiem VAT
• Ewentualnych pozostałych przypadków

Jak stworzyć fakturę w KSeF w systemie wFirma. To zadanie jest bardzo proste i nie wymaga żadnych skomplikowanych czynności po stronie przedsiębiorstwa. Na początku trzeba włączyć integrację z KSeF, przechodząc do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury i wybrać opcję Włącz Integrację.  Potem klikamy zakładki: Przychody - Sprzedaż - Wystaw - Fakturę i uzupełniamy najistotniejsze dane. Na końcu wybieramy opcję Zapisz i Wyślij do KSeF. I gotowe - cały proces fakturowania w tym wypadku przebiega sprawnie i łatwo.