Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur jest krokiem w stronę zwiększenia przejrzystości podatkowej w naszym kraju i zautomatyzowania obiegu faktur w przedsiębiorstwach. Firmy z obrotami powyżej 200 mln złotych już od 1 lutego 2026 roku będą musiały korzystać z takiego rozwiązania. Z kolei od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten dotyczyć będzie pozostałych przedsiębiorców. Jak przygotować swoje biuro rachunkowej do tych zmian? O czym należy pamiętać?

Wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym

Odpowiednie wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym wiąże się przede wszystkim z zarządzaniem uprawnieniami. Faktem jest, że istnieje kilka głównych rodzajów uprawnień, a mianowicie:

• Zarządzanie uprawnieniami - możliwe jest przypisywanie, zmiana i odbieranie dostępów do Krajowego Systemu e-Faktur.
• Wystawianie i dostęp do faktur strukturalnych - do dyspozycji mamy zarówno obsługę sprzedaży, jak i weryfikację dokumentów kosztowych i przychodzących. 
• Wystawianie faktur w trybie samofakturowania - dotyczy sytuacji, gdy nabywca sporządza fakturę w imieniu sprzedawcy. 

Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą dysponuje pełnym zakresem uprawnień, po zalogowaniu się w systemie profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Z kolei w spółkach, które nie mają elektronicznej pieczęci kwalifikowanej w NIP-em, konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA i wskazanie osoby, która będzie upoważniona do działania w Krajowym Systemie e-Faktur. Znaczącym ułatwieniem w codziennych działaniach staje się program do wystawiania faktur KSeF od wFirma, z którego już teraz korzysta szerokie grono zadowolonych przedsiębiorców. 

Uprawnienia dla właściciela biura czy dla biura jako podmiotu?

Nadawanie uprawnień do Krajowego Systemy e-Faktur może odbywać się dla osoby fizycznej lub dla biura rachunkowego jako podmiotu. Ta pierwsza opcja zapewnia najszerszy zakres działań, a w procesie przypisywania uprawnień trzeba wskazać PESEL właściciela biura i określić zakres dostępów (możliwość wystawiania faktur, dostęp do nich, zarządzanie uprawnieniami). W takiej sytuacji autoryzacja odbywa się z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Postawić można także na uprawnienia dla biura jako podmiotu. W efekcie dostęp możliwy jest jedynie do faktur i ich wystawiania, bez możliwości przekazywania uprawnień innym pracownikom biura. Takie rozwiązanie sprawdzi się w małych biurach, gdzie jedna osoba obsługuje wszystkich klientów. W każdym modelu uprawnienia możemy nadać w systemie wFirma, przechodząc do zakładek: Ustawienia - Faktury - E-Faktury - Krajowy System e-Faktur - Nadawanie Uprawnień. 

Jaką rolę pełni biuro rachunkowe w procesie fakturowania?

Gdy wejdzie w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w tym systemie. Wszelkie błędy wymagać będą korekty, dlatego mile widziane jest wdrożenie buforowania faktur. Obejmuje ono przygotowanie ich w wersji roboczej, która zostanie zweryfikowana przez wysłaniem. Okazuje się, że biuro rachunkowe może wspierać swoich klientów i dawać im dostęp do platformy do fakturowania, gdzie przedsiębiorca samodzielnie sporządzi dokumenty, a księgowy je skontroluje. W programie wFirma bez problemu zaktywujemy opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po weryfikacji prześlemy dokument do KSeF i pobierzemy urzędowe poświadczenie odbioru. 

W systemie wFirma można aktywować opcję wersji roboczych w ustawieniach metod fakturowania. Po weryfikacji dokument można przesłać do KSeF i pobrać UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru). Jak widzimy, Krajowy System e-Faktur jest gwarancją zarówno nowoczesnej, jak i zautomatyzowanej księgowości w firmach. Biura rachunkowe muszą jednak liczyć się z nowymi obowiązkami i szansą na uproszczenie współpracy z klientami. Aby całkowicie wykorzystać potencjał systemu, warto wcześniej przygotować się w tym temacie - przemyśleć zarządzanie uprawnieniami, korzystać z narzędzi zintegrowanych z KSeF czy edukować klientów w zakresie nowych zasad fakturowania.