Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur może odbywać się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP-em. Wybór zależny jest od firmy, która będzie dokonywać autoryzacji. Co jeszcze musimy wiedzieć o autoryzacji i nadawaniu uprawnień w KSeF? Czy możliwe jest wystawianie faktur dla osób prywatnych w tym systemie? Jak wypełnić ZAW-FA?

KSeF - uwierzytelnienie, autoryzacja i nadawanie uprawnień

Prawidłowe uwierzytelnienie i autoryzacja w KSeF oraz nadawanie uprawnień mają ogromne znaczenie dla przedsiębiorców, którzy już od 2026 roku będą obowiązkowo korzystać z tego systemu. Autoryzacja dodatkowo może odbywać się za pomocą tokena, czyli ciągu znaków alfanumerycznych generowanym z poziomu KSeF. Do tokenu można przypisać konkretne uprawnienia (bez wskazywania osoby, której nadajemy dostęp do swojego konta). Od 1 lutego 2026 roku wprowadzona zostanie nowa metoda uwierzytelniania, a mianowicie certyfikat KSeF. Posłuży on nie tylko do logowania, lecz także do weryfikacji uprawnień nadanych przez podatnika. Będzie on wymagany także przy wystawianiu dokumentów w trybach szczególnych, np. awaryjnym, offline24 lub offline, zapewniając oznaczenie faktury kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy. Certyfikat ten będzie stanowił elektroniczne poświadczenie tożsamości i zawierał dane podmiotu lub osoby fizycznej.

Faktury dla osób fizycznych

Przedsiębiorcy zastanawiają się nad tym, czy KSeF faktury dla osób fizycznych będą możliwe do wystawienia. W okresie dobrowolnego korzystania z systemu można dobrowolnie wystawiać faktury, także dla osób prywatnych! Jest to zatem oparte na zasadzie dobrowolności. Pamiętajmy jednak o tym, że osoba prywatna nieprowadząca firmy nie ma dostępu do indywidualnego konta w KSeF (nie ma NIP-u ani firmy). W efekcie konieczne jest przekazanie klientowi numeru KSeF faktury, tak aby mógł są sprawnie pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF w trybie anonimowego dostępu. W celu uzyskania takiego dostępu klient wprowadza numer KSeF na stronie Ministerstwa Finansów. Dzięki temu faktura jest pełnoprawnym dokumentem, nawet mimo tego, że nabywca nie posiada konta w systemie. 

Kiedy faktura musi mieć nadany kod QR? Obowiązek nadawania tego kodu zaistnieje wtedy, gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy dla firm. Jeśli nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik ma za zadanie zapewnić mu dostęp do faktury strukturalnej poprzez podanie kodu QR i najważniejszych danych oraz oznaczenie kodem QR pozwalającym na dostęp do tej faktury w KSeF (gdy faktura jest użyta poza systemem).

Zawiadomienie ZAW-FA

Jak wypełnić zawiadomienie ZAW-FA? Zacznijmy od tego, że ten dokument wypełnia się w szczególnych przypadkach, gdy przedsiębiorca nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej w KSeF. Formularz ten służy do zmiany, nadawania lub odbierania uprawień w papierowej formie. Możliwe jest zatem nadanie dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur sobie i innym osobom, przykładowo pracownikom. Wypełnienie dokumentu nie jest trudnym zadaniem i nie powinno sprawiać większych problemów. W pozycji 1 wprowadzamy NIP podmiotu lub podatnika, który nadaje lub odbiera uprawnienie w KSeF. Pozycja 4 wypełniana jest wtedy, gdy składamy więcej niż jedno zawiadomienie tego typu. Następne ważne informacje to:

• Część A - dotyczy miejsca i celu złożenia zawiadomienia ZAW-FA. 
• Część B - dotyczy danych podatnika lub podmioty, który odbiera lub nadaje uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. 
• Część C - wskazujemy tutaj dane osoby uprawnionej do korzystania z systemu.
• Część D - podajemy dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny niezawierający numeru PESEL lub NIP.
• Część E - składamy swój podpis, a w przypadku reprezentacji wieloosobowej (więcej niż 6 osób) trzeba wymienić pozostałe osoby w dodatkowym formularzu ZAW-FA.

Krajowy System e-Faktur stanie się codziennością przedsiębiorców w Polsce już za kilka miesięcy. To ogólnopolski system informatyczny, z którym warto zapoznać się już teraz!